Términos de Servicio

En estos Términos, «ContaClinic» es quien presta el servicio; «la Clínica» es el establecimiento que se registra —clínica, consultorio, centro médico, hospital o laboratorio—, y «Usuarios» son las personas a las que la Clínica da acceso: propietarios, administradores, médicos, recepción, caja, contabilidad y demás personal.

Quien marca la casilla de aceptación al registrar la Clínica declara que tiene facultad para obligarla. ContaClinic guarda qué versión de estos Términos se aceptó, cuándo y con qué cuenta.

Los Usuarios que se unen por invitación a una Clínica ya registrada usan el servicio bajo estos mismos Términos y bajo las instrucciones de esa Clínica.

ContaClinic es un software de gestión clínica que se ofrece en línea, como servicio. Según el plan contratado y la configuración de cada Clínica, incluye, entre otras funciones:

• historia clínica electrónica: consultas, diagnósticos, recetas, signos vitales, órdenes y resultados de laboratorio e imágenes;
• agenda, citas y sala de espera;
• facturación con comprobantes fiscales (NCF y e-CF), que se transmiten a la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) a través de un proveedor de servicios de facturación electrónica autorizado;
• contratos, autorizaciones y reclamaciones a las Administradoras de Riesgos de Salud (ARS);
• contabilidad, compras, cuentas por pagar e inventario;
• nómina, con los aportes a la Tesorería de la Seguridad Social (TSS) y las retenciones del impuesto sobre la renta;
• un portal para que los pacientes de la Clínica consulten sus citas, facturas y resultados, soliciten citas y paguen en línea.

El servicio evoluciona: ContaClinic puede añadir, cambiar o retirar funciones. Cuando un cambio retire una función que la Clínica usa de forma sustancial, se avisará con antelación razonable.

• La Clínica decide quién tiene acceso, con qué rol y a qué pantallas, y es responsable de retirar el acceso a quien deje de trabajar con ella.
• Cada cuenta es personal. Las credenciales no se comparten, tampoco entre el personal de una misma Clínica: el sistema atribuye cada acción, y cada acceso a un expediente, a la cuenta que lo hizo.
• Los Usuarios deben usar contraseñas robustas y proteger sus dispositivos. El servicio ofrece verificación en dos pasos, y ContaClinic recomienda activarla en toda cuenta con acceso a expedientes o a la facturación.
• La Clínica responde por lo que se haga con las cuentas de sus Usuarios y debe avisar a ContaClinic en cuanto sepa o sospeche de un acceso no autorizado.
• Los datos de registro deben ser veraces y mantenerse al día.

ContaClinic procesa la información que la Clínica y sus Usuarios introducen; no la verifica ni la sustituye. En particular:

• Información clínica. Los diagnósticos, las indicaciones, las recetas y cualquier decisión sobre un paciente son responsabilidad de los profesionales de la Clínica. Las alertas del sistema —alergias, interacciones, dosis— son una ayuda y no reemplazan el juicio clínico.
• Información fiscal. La Clínica es el contribuyente. Le corresponden su RNC, la solicitud y vigencia de sus secuencias de comprobantes y de su habilitación como emisor electrónico ante la DGII, el contenido de cada NCF o e-CF que emite y los envíos de datos que presenta. ContaClinic arma y transmite los comprobantes con los datos que recibe, pero no presta asesoría contable ni tributaria.
• Seguros. Las coberturas, autorizaciones, tarifas y reclamaciones que la Clínica registra y presenta a las ARS son responsabilidad de la Clínica.
• Nómina. Los cálculos salen de lo que la Clínica registra, y la declaración ante la TSS y la DGII le corresponde a ella.

Frente a los datos de sus pacientes, de los tutores de pacientes menores de edad y del personal que registra para la nómina, la Clínica es la responsable del tratamiento conforme a la Ley 172-13 de Protección de Datos Personales, y ContaClinic actúa como encargado del tratamiento por cuenta de ella. En esa condición, ContaClinic:

• trata esos datos solo para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones de la Clínica, que se expresan en la configuración y el uso que ella hace del sistema;
• no los usa para fines propios, no los vende y no los comunica a terceros fuera de lo que describe la Política de Privacidad;
• exige confidencialidad a quienes, dentro de ContaClinic, puedan llegar a tener acceso a ellos;
• ayuda a la Clínica a atender las solicitudes de los pacientes y le avisa sin demora indebida de cualquier incidente de seguridad que afecte a sus datos.

A la Clínica le corresponde contar con la base legal o el consentimiento para registrar esos datos, informar a los pacientes y atender el ejercicio de sus derechos. Los detalles están en la Política de Privacidad.

No está permitido:

• intentar acceder a datos de otra Clínica, o a expedientes y funciones para los que el Usuario no tiene permiso;
• eludir, probar o desactivar los controles de seguridad, o hacer pruebas de intrusión o de carga sin autorización escrita de ContaClinic;
• usar el servicio para emitir comprobantes fiscales falsos, reclamar servicios no prestados o registrar información que se sabe falsa;
• registrar datos personales sin una base legal para ello;
• enviar a través del servicio mensajes que los destinatarios no han aceptado recibir o que infrinjan las políticas de los canales usados, como WhatsApp;
• copiar, revender o descompilar el software, o usarlo para construir un producto competidor;
• usar el servicio para cualquier actividad ilícita.

Si un uso pone en riesgo la seguridad del servicio, los datos de terceros o a otras Clínicas, ContaClinic puede suspender de inmediato el acceso implicado, y lo comunicará a la Clínica.

ContaClinic hace un esfuerzo razonable para que el servicio esté disponible y funcione correctamente, y para restablecerlo cuanto antes si falla. No ofrece, por ahora, un nivel de disponibilidad garantizado: un compromiso de ese tipo tendría que constar por escrito en un acuerdo aparte.

Puede haber interrupciones por mantenimiento, que se procurará programar fuera de las horas de mayor uso, y por causas ajenas a ContaClinic. Varias funciones dependen de terceros —la DGII y el proveedor de facturación electrónica, las ARS, la pasarela de pagos, WhatsApp, el correo electrónico—, y una falla de ellos afecta a esas funciones aunque el resto del sistema siga operando.

Si la transmisión de un e-CF falla, el sistema reintenta el envío y conserva el comprobante pendiente. Cumplir los procedimientos de contingencia que establezca la DGII le corresponde a la Clínica.

• Las tarifas dependen del plan y del ciclo contratados —mensual, o anual por adelantado—, según la lista publicada o la cotización aceptada. Se expresan en pesos dominicanos y no incluyen ITBIS.
• El uso que exceda lo incluido en el plan, como comprobantes electrónicos adicionales, se factura según las condiciones de ese plan.
• ContaClinic puede cambiar sus tarifas avisando con antelación razonable; el cambio se aplica a partir del período siguiente al aviso.
• Si un pago queda pendiente, ContaClinic puede, previo aviso, limitar la cuenta a solo lectura o impedir la creación de operaciones nuevas. La falta de pago no provoca el borrado de la información: la Clínica conserva el acceso para consultar sus expedientes y sus documentos fiscales.
• Los períodos ya iniciados no se reembolsan, salvo que la ley disponga otra cosa o se haya acordado por escrito.

El software, su diseño y su documentación pertenecen a ContaClinic. Mientras la suscripción esté vigente, la Clínica recibe una licencia de uso no exclusiva e intransferible, limitada a su propia operación.

La información que registra la Clínica es de la Clínica, sin perjuicio de los derechos de los pacientes sobre sus propios datos. ContaClinic no adquiere sobre ella más derechos que los necesarios para prestar el servicio. Sí puede usar métricas técnicas de funcionamiento —tiempos de respuesta, errores, volumen de operaciones— que no identifican a pacientes ni a personas.

Estos Términos rigen mientras la Clínica tenga una cuenta activa.

• La Clínica puede cancelar en cualquier momento; la cancelación surte efecto al final del período pagado.
• ContaClinic puede terminar el servicio por incumplimiento grave de estos Términos o por falta de pago, con aviso previo razonable, salvo que el incumplimiento ponga en riesgo la seguridad del servicio o los datos de terceros.

Al terminar, ContaClinic dará a la Clínica un plazo razonable, que comunicará por escrito, para exportar su información. El servicio ya permite descargar el expediente completo de cada paciente en un formato estructurado y los reportes fiscales en los formatos de la DGII. Vencido ese plazo, ContaClinic eliminará o anonimizará la información de la Clínica, salvo lo que deba conservar por obligación legal; lo que quede en copias de seguridad se elimina a medida que esas copias se renuevan.

La Clínica tiene sus propias obligaciones de conservación —los documentos fiscales y contables durante diez años, el expediente clínico según la normativa de salud— y debe exportar lo necesario para cumplirlas antes de que venza el plazo.

En la medida en que lo permita la ley:

• el servicio se ofrece tal como está y según esté disponible, sin más garantías que las que expresan estos Términos;
• ContaClinic no responde por daños indirectos, lucro cesante ni pérdida de oportunidades, ni por las consecuencias de decisiones clínicas, fiscales o administrativas tomadas por la Clínica o sus Usuarios;
• ContaClinic no responde por sanciones, recargos, objeciones o glosas que resulten de información incorrecta o incompleta registrada por la Clínica, ni por fallas de terceros que no controla, como la DGII, las ARS, la pasarela de pagos o los proveedores de mensajería;
• la responsabilidad total de ContaClinic por cualquier reclamación relacionada con el servicio se limita al monto que la Clínica le haya pagado por él en los doce meses anteriores al hecho que la origina.

Nada de lo anterior limita la responsabilidad por dolo o falta grave, ni aquella que no pueda limitarse conforme a la ley dominicana.

Cada versión de estos Términos se identifica por su fecha, que aparece al inicio de esta página. Si ContaClinic hace cambios sustanciales, avisará a las Clínicas por correo electrónico o dentro del sistema, con antelación razonable a su entrada en vigor. Seguir usando el servicio después de esa fecha supone aceptar la nueva versión; si la Clínica no está de acuerdo, puede cancelar según lo previsto en estos Términos.

Estos Términos se rigen por las leyes de la República Dominicana. Cualquier controversia que no se resuelva de forma amistosa se someterá a los tribunales competentes de Santo Domingo, República Dominicana.

Para cualquier consulta sobre estos Términos, escribe a ventas@contaclinic.com.